Stappenplan contractering

CooL contractering voor geregistreerde leefstijlcoaches

Versie: 1.2
Datum: 12 november 2019

Onderstaand stappenplan vind je hier als PDF document:

Dit stappenplan is bedoeld als handreiking voor leefstijlcoaches die op basis van een KABIZ/BLCN registratie het CooL programma willen aanbieden als erkende gecombineerde leefstijlinterventie (GLI). Het is opgesteld in een samenwerking tussen verschillende partijen die zich inzetten om CooL en de GLI tot een succes te maken. Omdat er veel nieuw is aan de GLI en veel leefstijlcoaches voor het eerst in aanraking komen met werken binnen de zorgsetting, is het een intensief proces om op te starten met CooL. Er zijn veel vragen, waarbij verschillende partijen stukjes van de puzzel hebben en het voor de leefstijlcoach moeilijk is om te bepalen waar de juiste plek is om antwoorden te krijgen. Niet overal zijn pasklare antwoorden en oplossingen voor, maar met dit document willen we zoveel mogelijk overzicht bieden op basis van de kennis en ervaring die bij ons gezamenlijk aanwezig zijn.

Expertisecentrum Leefstijlinterventies

BLCN

Menzis

Zorg & Zekerheid

Visiom

Vereisten aanbieden CooL als erkende GLI

Om CooL te kunnen aanbieden, moet je aan een van de volgende kwalificaties voldoen:

  • Leefstijlcoach opgenomen in kwaliteitsregister leefstijlcoaches bij KABIZ
  • Diëtist of oefentherapeut opgenomen in Kwaliteitsregister Paramedici met aantekening leefstijlcoaching
  • Fysiotherapeut opgenomen in register fysiotherapeuten met aantekening leefstijlcoaching

Als je een hbo- of wo-vooropleiding hebt (in willekeurige richting) en ofwel een geaccrediteerde opleiding tot leefstijlcoach hebt afgerond, ofwel het individuele accreditatieproces hebt doorlopen, kun je lid worden van de BLCN. Dat lidmaatschap geeft je de mogelijkheid om je aan te melden voor het kwaliteitsregister leefstijlcoaches bij KABIZ.

Voorbereiding CooL

AGB-code 
Op de website www.agbcode.nl vraag je een agb-code aan. Je valt als leefstijlcoach in zorgsoort 90, de (kwalificatie)code voor de leefstijlcoach is 9038. Naast je agb-code als uitvoerder heb je voor het individueel contracteren met zorgverzekeraars ook een agb-code voor je praktijk (bedrijf) nodig. Indien je via de zorggroep gecontracteerd bent, loopt je declaratie via de zorggroep en wordt de agb-code van de betreffende zorggroep hiervoor gebruikt.

Voor het aanvragen van je agb-code als praktijk heb je een inschrijvingsnummer van de KvK nodig en je bewijs van inschrijving bij de BLCN.

Beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en klachtenregeling

Als leefstijlcoach binnen de zorg heb je een beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en aansluiting bij een klachtenregeling nodig. Als je als lid inlogt op de website van de BLCN vind je daar informatie over twee gunstige en passende regelingen die zijn georganiseerd, namelijk voor een verzekering bij de VvAA en aansluiting bij het Klachtenportaal Zorg.

Startinstructie en licentie 
Voordat je het CooL-programma kan opstarten, ben je verplicht de startinstructie van het Expertisecentrum Leefstijlinterventies bij te wonen. Zo word je geïnformeerd over de kaders van CooL en de landelijke samenwerking om het programma succesvol uit te voeren. Voor meer informatie, data en plaatsen: www.leefstijlinterventies.nl/startinstructie/ 
Besluit je daarna om het CooL programma zelf te gaan uitvoeren, dan schaf je op persoonlijke titel de jaarlicentie aan. Hierover krijg je informatie vanuit het Expertisecentrum. De jaarlicentie is verplicht als je bij zorgverzekeraars wilt declareren voor het CooL programma. Met de jaarlicentie verbind je je aan de borging van de kwaliteit van CooL: resultaatmeting, doorontwikkeling, intervisie en naleven van de randvoorwaarden.

Na aanschaf van je licentie word je vermeld bij de licentiehouders en kan je starten met een CooL-programma.

Contractering zorgverzekeraars 

De meeste zorgverzekeraars sluiten het liefst een contract af met een zorggroep, waarbij de leefstijlcoach als onderaannemer fungeert voor het uitvoeren van de GLI. Doel hiervan is aansluiten op de ketenzorg en het versterken van de regionale eerstelijnsinfrastructuur. In 2020 stapt echter nog niet elke zorggroep in om diverse redenen. In die regio’s waar de zorggroep de GLI niet heeft ingekocht, bieden de meeste zorgverzekeraars ook vrijgevestigde leefstijlcoaches de mogelijkheid een contract aan te vragen. Uitzondering hierop is Zilveren Kruis.

Oriëntatie contractering GLI

  1. De leefstijlcoach neemt contact op met de regionale zorggroep om na te gaan of deze overeenkomsten sluit met verzekeraars voor organisatie en uitvoering van de GLI. Zorggroepen die al gecontracteerd hebben zijn te vinden op de zorgvinders van de zorgverzekeraars: https://www.loketgezondleven.nl/leefstijlinterventies/gecombineerde-leefstijlinterventie/erkende-gli-basisverzekering. Is dat het geval, dan maakt de leefstijlcoach afspraken met de zorggroep over inzet en wordt geen vrijgevestigd contract aangeboden. De leefstijlcoach contracteert dan dus niet met zorgverzekeraars, maar sluit een overeenkomst voor uitvoering van CooL met de zorggroep.
  2. Biedt de regionale zorggroep de GLI niet aan, dan kan door geregistreerde leefstijlcoaches met een CooL licentie een eigen overeenkomst worden aangevraagd. Alleen Zilveren Kruis doet dit niet. DSW stelt aanvullende voorwaarden, onder andere een BIG registratie, waardoor de meeste leefstijlcoaches ook daar niet kunnen contracteren. In de regio’s waar Zilveren Kruis en DSW preferent zijn en waar de zorggroep niet contracteert, ontstaat helaas een complexe situatie waar geen pasklare oplossingen voor zijn.

Rechtstreekse contractering GLI bij zorgverzekeraars

  1. Maak een lijstje van de zorgverzekeraars bij wie je wilt contracteren. Een overzicht inclusief onderliggende labels vind je hier: https://www.zorgwijzer.nl/faq/welke-zorgverzekeraars-zijn-er en andere nuttige informatie vind je hier. Je contracteert alleen met het hoofdlabel. Voor de zorggroepen geldt in 2020 een volgbeleid waarbij dus alleen gecontracteerd hoeft te worden met de preferente zorgverzekeraar uit de regio (de andere verzekeraars volgen die afspraken). Voor individuele contracten met de uitvoerders is dit helaas niet afgesproken. Dat betekent dat je met alle zorgverzekeraars apart afspraken moet maken.
  2. Verdiep je in de inkoopvoorwaarden en de randvoorwaarden voor de uitvoering per verzekeraar, zodat je weet wat er van je verwacht wordt. Als voorbeeld: sommige zorgverzekeraars stellen eisen aan de gespreksruimten en groepsruimte, andere zorgverzekeraars stellen een minimale en/of maximale groepsgrootte en weer andere zorgverzekeraars hanteren specifieke exclusiecriteria.
  3. Je vraagt als leefstijlcoach een toegangscode / profiel aan voor het VECOZO Zorginkoop portaal. Dit portaal wordt door verschillende zorgverzekeraars gebruikt voor communicatie en contractering met zorgverleners. Andere zorgverzekeraars contracteren de GLI (nog) via papieren contracten. In dat geval kun je per email of telefoon contact opnemen met de zorgverzekeraar om een contract op papier aan te vragen.
  4. Volg de instructies van VECOZO op om te komen tot de benodigde certificaten voor zorgcontractering.
  5. Meld vroegtijdig bij de zorgverzekeraars -met wie je wilt contracteren- dat je met hen een contract wilt sluiten. Vaak is daarvoor een online formulier beschikbaar, bijvoorbeeld https://www.menzis.nl/zorgaanbieders/contact/formulier/zorgaanbieders-vraag. Vermeld je AGB-code, je registratiecode van KABIZ en geef aan dat je het CooL programma als erkende GLI wilt gaan aanbieden. Geef daarbij tevens aan met welke zorggroep -die de GLI niet contracteert- je contact hebt gehad  Elke zorgverzekeraar reageert daarop met het starten van zijn eigen contracteringsproces.
    Bij zorgverzekeraars die aangeven via VECOZO te werken, geef je ook aan dat je daar reeds een certificaat hebt.
  6. Via het VECOZO-Zorginkoop portaal dien je in de zogenaamde ‘uitvraagmodule’ een vragenlijst in te vullen. Na controle van de vragenlijst volgt het contract aanbod in het VECOZO-Zorginkoop portaal (Contracteermodule). De handtekening wordt digitaal gezet, daarna is de overeenkomst gesloten.
  7. Bij zorgverzekeraars die niet via VECOZO werken, ontvang je een contract per post.
  8. Los van het contract moet je ook het rekeningnummer voor uitbetaling doorgeven aan elke zorgverzekeraar. Voorbeeld van Menzis: https://www.menzis.nl/zorgaanbieders/formulierenpagina > kies: wijzigingsformulier IBAN Nummer.
  9. Het kan voorkomen dat je met een of meer zorgverzekeraars geen contract voor CooL kunt afsluiten. Zorg dat je weet hoe je kunt omgaan met verzekerden van die verzekeraars. Een aantal mogelijke oplossingsroutes:
  10.  Individuele toestemming van de zorgverzekeraar om toch deze deelnemer in te laten stromen.
  11. Ongecontracteerde zorg, waarbij het tarief meestal 75% van het standaard contracteringstarief van de betreffende zorgverzekeraar is en je als leefstijlcoach de keuze hebt om:
    1. de overige 25% kwijt te schelden aan deze deelnemer
    1. de overige 25% aan de deelnemer te factureren
    1. deze deelnemer te weigeren of door te verwijzen naar een andere leefstijlcoach die onder een contract van een zorggroep in een aangrenzende regio werkt

Declaratie

Declaratie bij zorgverzekeraars vindt geautomatiseerd plaats. Hiervoor heb je software nodig die volgens de paramedische standaard (PM304) gegevens kan doorgeven aan VECOZO. Er wordt actief gewerkt aan passende oplossingen voor leefstijlcoaches door verschillende partijen, waaronder Monter Leefstijl, Evry en Vital10. Onderling uitwisselen van mogelijkheden en ervaringen kan zorgen dat je zicht krijgt op wat bij jou past. Daarna leer je het softwareprogramma kennen waar je een licentie voor genomen hebt. Let op: niet alle softwareprogramma’s die het declaratieproces ondersteunen, voldoen aan de eisen voor een digitale CooL resultaatmeting. Mocht je dat wel wensen, houd dan de website van het Expertisecentrum Leefstijlinterventies in de gaten. Daarop wordt een lijst gepubliceerd van alle software die -naast de declaratie- ook de resultaatmeting kan ondersteunen.

Voor de declaratie van CooL zorgprestaties zijn vaste codes die gelden voor alle verzekeraars:

8000    Intake GLI

8017    Behandelfase 1 CooL

8018    Behandelfase 2 CooL

8019    Behandelfase 3 CooL

8020    Behandelfase 4 CooL

8021    Onderhoudsfase 1 CooL

8022    Onderhoudsfase 2 CooL

8023    Onderhoudsfase 3 CooL

8024    Onderhoudsfase 4 CooL

Per zorgprestatie is een tarief vastgesteld en deze prestatie declareer je apart voor elk van je deelnemers. Om een declaratiecode te kunnen opvoeren dien je minimaal één face-to-face contactmoment met de deelnemer te hebben gehad in dat kwartaal.

Uitvoering CooL

Indien je als uitvoerder werkt voor een zorggroep, stem je daar af over de toeleiding van deelnemers, de planning van je programma en de terugkoppeling naar de huisarts. De informatie die hierna volgt is deels alleen relevant voor leefstijlcoaches die via hun eigen contract werken en deels voor alle leefstijlcoaches die CooL uitvoeren.

Verwijzing en aanmelding deelnemers

Heb je zelf gecontracteerd, dan ben je zelf vindbaar via zorgvinders en melden mensen zich waarschijnlijk zelf bij je, per telefoon of e-mail. Ook huisartsen kunnen contact opnemen omdat ze iemand willen doorverwijzen.

Tips:

  • Noteer als een belangstellende belt de naam, e-mailadres, telefoonnummer, naam zorgverzekeraar, naam huisarts en eventueel de gewenste dagdelen groepsbijeenkomsten en alvast BSN nummer en geboortedatum, zodat je direct praktische vraagstukken over deelname op kunt merken en informatie daarop kunt aanpassen. 
  • Houd het telefoongesprek kort en stuur een e-mail met informatie over het programma en de gegevens die in de verwijzing van de huisarts moeten staan. Vertel deelnemers die zelf bellen, dat ze een verwijzing van de huisarts moeten regelen. Stuur eventueel een voorbeeld verwijsbrief per mail naar de deelnemer.
  • Maak pas een afspraak voor een intake als de deelnemer de informatie heeft gekregen en een verwijzing van de huisarts heeft.
  • Doe voorafgaand aan de intake een COV check (Controle op Verzekering) binnen VECOZO. Hiervoor heb je geboortedatum en BSN nummer van de deelnemer nodig. Hiermee kun je controleren of de deelnemer in Nederland verzekerd is, zodat je daadwerkelijk kunt declareren. Hiervoor zijn zorgverleners zelf verantwoordelijk.

Op de verwijsbrief moeten de volgende gegevens staan om te kunnen declareren:

Naam……………………………………………………………………………..                                  M/V

Adres………………………………………………………………………………

Geboortedatum…………………………………………………………….

Telefoonnummer…………………………………………………………….

Emailadres……………………………………………………………………….

BSN………………………………………………………………………………….

Verzekering…………………………………………………………………….

Relatienummer verzekering………………………………………………

Reden van doorverwijzing: 
Overgewicht, te hoge BMI, eventuele aan overgewicht gerelateerde klachten en de motivatie

Vermeld:
“verwijzing voor GLI (gecombineerde leefstijlinterventie) en/of CooL-programma”

Naam huisartspraktijk………………………………………………………..

Naam praktijkondersteuner/huisarts……………………………………

Telefoonnummer praktijk……………………………………………………

E-mailadres praktijk……………………………………………………………….

AGB code huisarts.………………………………………………………………..

E-mailadres huisarts……………………………………………………………..

Handtekening……………………………………………………………  

Datum…………………………………………………………………….

Contact huisartsen en praktijkondersteuners (POHs)

De GLI en CooL zijn nog relatief onbekend bij huisartsen en praktijkondersteuners. Zorg voor goede informatiematerialen voor verwijzer en patiënt, ga in gesprek met huisartsen en POH’s in je werkgebied. Materialen hiervoor zijn te vinden op het besloten deel van deze website.

Plannen van een groepsstart
Na het volgen van de CooL startinstructie krijg je toegang tot het gedeelte van de website van het Expertisecentrum Leefstijlinterventies met informatie voor licentiehouders. Daar vind je verschillende hulpmiddelen, waaronder een planner voor je groepsbijeenkomsten. 

Houd er rekening mee dat je het basisprogramma in vier kwartalen declareert (ook al duurt het op papier 8 maanden). De kwartaaltelling start op de datum van je eerste groepssessie en is dus per groep verschillend. Hier is in de wettelijke regelingen voor gekozen om praktische redenen. Het heeft consequenties voor je planning in relatie tot de declaratie. Er is één contactmoment met een specifieke deelnemer nodig om een kwartaal te kunnen declareren (groepsbijeenkomst of individueel gesprek). Als je je basisprogramma verdeelt over 9 maanden en het afrondende gesprek net in maand 10 laat vallen, kun je alle delen van het basisprogramma declareren, ook als je deelnemer onverhoopt niet verder gaat met het onderhoudsprogramma. 

Intake

Bij je intake moet je de CooL resultaatmeting van het Expertisecentrum Leefstijlinterventies laten invullen door je deelnemer. Het is een uitgebreid formulier, dat gecombineerd is met intakevragen om de leefstijlcoach te helpen een samenhangend gesprek te voeren. Laat de toestemmingsverklaring en intakeformulier/resultaatmeting ELI bij voorkeur vooraf invullen om tijd te besparen. Beide formulieren vind je op het besloten deel van www.leefstijlinterventies.nl.

Voor je intake heb je naast het formulier ook een geijkte weegschaal en een meetlint voor buikomtrek nodig.

Let erop dat er maximaal 3 maanden tijd mag zitten tussen de intakes en de start van de groepsbijeenkomsten.

Checklist intake:

  • Resultaatmeting doornemen, voorzien van een uniek nummer per deelnemer voor anonieme verwerking. Je houdt zelf een beveiligde lijst bij waarin de koppeling wordt gemaakt tussen de namen van de deelnemers en hun unieke nummer. Dit noemen we de subject master list.
  • Akkoordverklaring CooL laten tekenen
  • Verwijsbrief in ontvangst nemen en controleren op volledigheid data
  • Optie voor niet-gecontracteerde verzekeraars: deelnemer akte van cessie laten tekenen. Met een akte van cessie geeft de deelnemer toestemming aan jou als zorgverlener om de zorgkosten rechtstreeks (uit zijn/haar naam) te declareren bij de zorgverzekeraar. Hiermee voorkom je dat mensen hun declaratie indienen, het geld ontvangen en vervolgens jou niet betalen.
  • Motivatiecheck voor 2 jaar programma volgen
  • Wegen en middelomtrek meten, noteren in resultaatmeting-lijst en uitleg over metingen meegeven
  • Overzicht meegeven van jouw CooL programma met alle data.

Terugkoppeling huisarts

Na intake, basisprogramma en onderhoudsprogramma en bij tussentijdse uitval koppel je terug naar de huisarts. Let op Wet AVG > brief versturen per post of meegeven aan deelnemers. Laatste alleen doen als je zeker weet dat ze de brief bij hun huisarts afgeven.

Buurtsportcoach

In het CooL programma moet een link worden gelegd naar beweegmogelijkheden in de eigen leefomgeving. Een concrete invulling daarvan is het betrekken van de buurtsportcoach (ook wel beweegmakelaar of combinatiefunctionaris genoemd) bij één of meer bijeenkomsten. Zorg dat je deze professional kent en een rol geeft binnen je programma. Het doel van de aanwezigheid van de buurtsportcoach is: “overzicht bieden van lokaal aanbod van passende beweegopties aansluitend op behoefte van de deelnemers. En advies op maat geven aan de deelnemers n.a.v. hun persoonlijke situatie. “

Groepsbijeenkomsten

Houd een presentielijst met handtekeningen bij om in geval van controle te kunnen aantonen dat mensen daadwerkelijk hebben deelgenomen.

Individuele gesprekken

Maak een (zeer) kort gespreksverslag en neem dat op in je administratie. Let op Wet AVG bij je wijze van opslaan.

Tussentijdse uitval

Laat indien mogelijk de resultaatmeting CooL invullen. Stuur een terugkoppeling naar de huisarts met datum en reden van uitval.

Overzicht vaste kosten voor alle leefstijlcoaches die CooL uitvoeren:

Kosten die samenhangen met je professionele beroep als leefstijlcoach:

  • Inschrijving KvK (eenmalig)
  • Lidmaatschap BLCN
  • Register KABIZ per 5 jaar 
  • Beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
  • Aansluiting klachtenregeling zorg (optioneel)

Kosten die samenhangen met het uitvoeren van CooL:

  • Startinstructie en licentie CooL
  • Aansluiting klachtenregeling zorg (noodzakelijk)

Bij zelfstandig contracteren komt daarbij:

  • Softwarepakket voor declaratie met PM304 met aansluiting op VECOZO